Modesto Pérez: “Liberamos al farmacéutico de papeles”

27 octubre 2014

Modesto Pérez

Vivimos en una sociedad de recursos limitados. Los negocios que prosperan son los que aplican políticas low-cost (Zara, Ikea o Ryanair), estamos inmersos en una cultura de optimización de recursos.

La “nube” ha supuesto una ventaja tecnológica que ha revolucionado los procedimientos de hacer negocios, simplificando tareas y procedimientos. La farmacia no debe ser ajena.

El low-cost management se ha de imponer en todas las áreas de la farmacia, para mantener la competitividad, en un entorno en que el margen neto ha caído al 5%, llegando a ser menor aún para las farmacias rurales, lo que obliga a optimizar y reducir todos los gastos hasta el extremo.

En el área de la gestión financiera de la botica, más allá de la mera contabilidad o presentación de los libros a las autoridades tributarias, existen empresas que han desarrollado sistemas innovadores (que en otros sectores ya están ampliamente difundidos), que permite liberar al farmacéutico del registro y archivo de la documentación fiscal. Con un simple móvil se puede dominar el control de la tesorería y gestión de la farmacia.

Una ventaja adicional de tener los datos en la nube es que el farmacéutico goza de más independencia, ya no está cautivo del asesor. La duda eterna es: Si una farmacia desea cambiar de asesor ¿de quién son los libros? Y lo que es aún más conflictivo ¿de quién son los datos, si se encuentran en el software del asesor?

 

Un tema clave: la confidencialidad

 

Especialmente en ciudades pequeñas o en el medio rural, al farmacéutico le resulta incómodo que le gestione la contabilidad el asesor especializado de esa pequeña provincia, para evitar eventuales pérdidas de confidencialidad.

 

¿Contable o consejero en la toma de decisiones?

 

Bajo este nuevo paradigma, el asesor se convierte en un verdadero consejero que ayuda a tomar decisiones, más allá del mero trabajo de registrar las facturas y el farragoso tratamiento repetitivo de datos.

Al disponer de la información en tiempo real y disponible tanto para el asesor como para el farmacéutico, se favorece el control de incidencias que siempre surgen con mayoristas, laboratorios, empresas suministradoras o con las nóminas. Ahora se facilitan y optimizan las relaciones con las empresas con las que interactuamos.

En los sistemas bidireccionales basados en la nube, existe un acceso permanente a todas las facturas desde cualquier dispositivo, desde cualquier punto del planeta; con el consiguiente ahorro de tiempo y de costes.

 

Más control reduciendo los gastos

 

La mejora en la gestión de la farmacia es doble:

• Permite un mayor control sobre las facturas, documentación y gestión.
• Reduce los costos de las tarifas de los asesores.

En el entorno actual, una farmacia ya no puede permitirse abonar 3.000-4.000 euros anuales para que un asesor le lleve las obligaciones fiscales, especialmente las oficinas de farmacia del mundo rural, dado el estado de descapitalización a que las están abocando las diferentes Administraciones.

Por ello, irremediablemente las farmacias han de introducirse en los modos de gestión low-cost. En un mundo low-cost hay que pensar en low-cost y actuar low-cost. Parafraseando al presidente de la cadena americana de farmacias CVS, con 8.000 farmacias: “Hemos de estirar hasta el último dólar de nuestros clientes”

En la actualidad, dada la renovación tecnológica de bancos y farmacias en los últimos años; todas las instituciones financieras ofrecen servicios de banca online, por lo que el asesor puede entrar en el banco directamente para cuadrar bancos de acuerdo a las exigencias de la normativa actual.

Desde la compañia “Asesores online, S.L.U.”( www.asesorialowcost.com ) son tajantes : Es fundamental separar las cuentas bancarias de la farmacia y las personales del titular, si los gastos no están separados se genera un batiburrillo incontrolable, que en caso de inspección tributaria (cada día más frecuente) obliga a rehacer toda la contabilidad, con las tensiones y coste que ello supone.

Con los nuevos sistemas de tratamiento de la información, el farmacéutico tiene acceso en todo momento a sus numeros, puede conocer lo que ha comprado a cada proveedor, lo que ha vendido, el control de incidencias y el estado de sus cuentas.

Desde que la Agencia Tributaria obliga a trabajar online, las declaraciones se envían por internet desde cualquier punto, con mayor rapidez y confidencialidad.

 

Más control. Más comodidad. Menos gastos

 

Para Modesto Perez, creador de una de las asesoría online líder, sólo era ajustar y adecuar lo que se estaba haciendo en otros sectores a la oficina de farmacia. Tras un proceso de desarrollo de tres años de todo su equipo, salió a la luz, si bien asegura que la aplicación se encuentra en constante actualización, a medida que la Agencia Tributaria implementa nuevas modificaciones.

El proceso para el farmacéutico es simple: Sólo escanear la factura e introducir la caja diaria. A partir de este momento, ya no hay más contacto con el documento físico, evitando extravíos o que se traspapele la documentación. Un sistema rápido, eficaz y sin costo similar al que usan las grandes empresas.

Para regular y prever la tesorería de la farmacia, se requiere un sistema de previsión de pagos y cobros, para tomar las decisiones empresariales más adecuadas en la gestión de su farmacia, evitando caer en las siempre caros descubiertos y/o roturas de stock.

La información de la farmacia, se encuentra disponible y accesible, mediante este sistema, 365 días, 24 horas al día y desde cualquier punto del planeta, ya que todo está en la nube de internet. Y garantía total ya que este tipo de empresas suelen ofrecer una garantía por escrito.

Se trata de un cambio de paradigma, ya no es “introducir la contabilidad” sino proveerse de un sistema de gestión , estudio y análisis financiero, fiscal y contable. Y poder llevar a cabo estudios comparativos de la cuenta de perdidas y ganancias para conocer la evolución de la farmacia, respecto a años anteriores, y analizar la situación ante la toma de decisiones.

El próximo paso en que están embarcadas empresas como la de Modesto Pérez, es crear una app para facilitar aún más la gestión de la farmacia .

En www.asesorialowcost.com, la sencillez, el compromiso y la profesionalidad definen el modo de trabajo.

 

Hacienda exige cuadrar bancos

 

Es un tema que muchas farmacias y asesores no prestan la atención debida, pero no debemos olvidar que la Agencia Tributaria exige cuadrar los saldos de la cuenta bancaria asociada a la farmacia, la norma 43 del Consejo Superior Bancario, o los movimientos en formato Excel ó CSV, permiten automatizar procesos facilitando la tarea.

Al disponer de dos licencias y doble acceso, el farmacéutico puede acceder a controlar en todo momento sus registros igual que el asesor y conocer en que fase se encuentra su contabilidad.

En los casos en que el farmacéutico no es el propietario de la farmacia, en aquellas farmacias que se gestionan bajo contratos de fiducia, contratos en cuenta de participación u otros mecanismos; resulta especialmente atractivo este tipo de sistemas dado que tanto el titular de la farmacia como el real propietario pueden controlar la gestión de la farmacia desde un mismo programa.

Estas farmacias no pueden pagar más de 99 euros al mes.

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